المادة 5

ف 1يمكن إسناد مهمة مقرر الاجتماعات بشكل دائم لعضو من أعضاء المجلس، وهو من يتولى إعداد المحاضر وتدبير كتابة الاجتماعات، وإذا تعذر عليه الحضور كلف المجلس أحد أعضائه بهذه المهمة.

ف 2عند ولوج قاعة الاجتماع يوقع كل عضو على ورقة الحضور قبل انطلاق الأشغال، ويمكن للأعضاء الذين التحقوا بقاعة الاجتماع بعد بدايته أن يوقعوا على ورقة الحضور والمشاركة في المداولات، ولكن لا يحق التوقيع على ورقة الحضور خارج قاعة الاجتماع أو بمجرد الولوج إلى مقر المجلس.

ف 3تتضمن محاضر اجتماعات المجلس العادية والطارئة والمستعجلة والاستثنائية ما يلي:

1. –ملخص المناقشات التي جرت خلال الاجتماع مع التذكير باختصار بأهم وجهات النظر المعبر عنها؛
2. –القرارات المتخذة والمهام والتكليفات؛
3. –نتائج التصويت في حال إجرائه؛
4. –لائحة بأسماء الحاضرين والمتغيبين بعذر والمتغيبين بدون عذر.

ف 4يوجه رئيس المجلس إلى الأعضاء مشروع محضر كل اجتماع في أجل أقصاه أسبوع واحد بعد الاجتماع، ويحق لكل عضو من أعضاء المجلس إبداء ملاحظاته بخصوص المحضر بواسطة رسالة يوجهها إلى الرئيس عبر كل الوسائل المتاحة، وفي حالة الخلاف يحق للرئيس الاستعانة بكل الوسائل الممكنة للتأكد من صحة المعطيات والتعديلات المقترحة، ويكون أي رفض معللا، ويبلغ إلى المعني به.

ف 5يتم في بداية كل اجتماع، وقبل الشروع في مناقشة جدول الأعمال، تلاوة محضر الاجتماع السابق من قبل المقرر بشكل علني، وبعد ذلك تجري المصادقة عليه، ولا يكون المحضر رسميا وقانونيا إلا بعد هذه المصادقة، وتسلم نسخة منه لكل عضو من المجلس إذا طلب ذلك.

ف 6يمكن للرئيس دعوة أحد موظفي المجلس لحضور الاجتماعات قصد المساعدة في إعداد المحضر أو تقديم مساعدة إدارية أو لوجيستيكية من شأنها تسهيل عمل الأعضاء.

ف 7يلتزم بسرية المداولات كل موظف طلب منه الرئيس حضور اجتماعات المجلس.

ف 8يطلع أعضاء المجلس على الوثائق والمستندات المتصلة بالملفات المعروضة على مداولات المجلس واللجان الدائمة، ولا يحق لهم استعمالها في ما هي غير موجهة إليه أصلا.